131 Ofertas de Jefe de Eventos en España

Summary/Objectives:
The Events Manager's primary responsibility is the coordination and management of all fund-raising, cultivation and stewardship events in support of the AMCHAMSPAIN. The Events Manager works closely with all staff to anticipate project needs, discern work priorities, and meet deadlines, with little supervision. He or she must be able to work occasional evenings and weekends. The individual should have a love for special event management, provide outstanding member service, be an enthusiastic professional, and be able to build relationships with internal and external customers/members. The Events Manager has a direct report to the Executive Director and secondary report to Marketing & Communications Manager.
Duties and Responsibilities (including but not limited to ):
Essential Functions Event Planning and Production
- Identify and develop AMCHAM events from annual conferences to seminars, networking events and new types of event formats
- Work closely with Member Services Director and Executive Director to identify new sources of revenue from events
- Coordinate all marketing activities for events from website development and updating to creating promotion plans
- Create workflows and project tracking tools to facilitate event management via CRM system and other software programs (e.g. shared calendars, reminders, etc.)
- Create and adhere to project budgets and timelines for special events. Track and collect funds raised for special events. Keep track of event finances including check requests, invoicing and reporting;
- Monitor progress of registration, sales and income goals and adjust plans as appropriate.
- Create income and attendance projections for events.
- Assist with preparing budgets and provide periodic progress reports to staff directors for each event project;
- Assist with negotiations for space contracts and book event space, arrange food and beverage, order supplies and audio/visual equipment, make travel arrangements, order event signage, and ensure appropriate décor & protocol to meet the quality expectations of the event attendees;
- Work closely with staff, committees and other leadership on event planning, list development, sales, etc.;
- Communicate event details with Chamber staff and vendors (caterers, rental companies)
- Enlist and manage successful relationships with outside resources, such as caterers, designers, printers, technicians, and others; work closely with and negotiate with external vendors to coordinate goods and services for events. Manage relationships and bidding process to ensure the best service and most efficient cost for goods and services.
- Coordinate internal and external communications, including organization of guest lists, mailing of invitations, etc. using CRM system (Salesforce.com);
- Conduct research, make site visits, and find resources to help staff make decisions about event possibilities;
- Create room layouts for staff/volunteer review for each event;
- Assist with managing on-site production and clean-up for events as necessary;
- Prepare nametags, materials, notebooks, packages, gift bags, registration lists, seating charts, etc.;
- Close out all events as required. Conduct post-event follow up (e.g. Post-Mortem Reports) and action steps.
- Propose new ideas to improve the event planning and implementation process;
- Provide continuous critical evaluation of current events to determine if they are effective fundraising vehicles.
Investigate new ideas for future events.
Other Responsibilities include :
- Maintain AMCHAM’s internal and external events calendar(s);
- Responsible for Website management and updating event
- Update and maintain all events information for the Chamber – archive files, generate lists, update CRM system, etc.
MINIMUM QUALIFICATIONS
· BA/BS
· At least two years' experience in managing events
· Must demonstrate strong communications skills including writing, proof reading, and speaking;
· Computer skills (Windows Office Suite, Salesforce.com CRM preferred);
· Experience overseeing the design and production of print materials and publications and electronic publications.
· A superior customer-service ethic and high expectations for quality;
· Strong ability as a team member;
· English advanced or proficiency
· Ability to effectively cultivate and manage volunteer, member and vendor relationships;
· Hard working, highly motivated, extremely well-organized, and detail-oriented individual;
· Able to meet multiple deadlines and handle multiple priorities in a fast-paced environment.
Working Conditions & Travel:
· Requires availability beyond regular office hours for openings and events evenings and weekends.
· Frequent travel to Madrid
Reporting: Direct report to Executive Director & secondary report to Marketing Coordinator.
Schedule : Fulltime 9:00 – 18:00
Salary: 25.000 €.

Summary/Objectives:
The Events Manager's primary responsibility is the coordination and management of all fund-raising, cultivation and stewardship events in support of the AMCHAMSPAIN. The Events Manager works closely with all staff to anticipate project needs, discern work priorities, and meet deadlines, with little supervision. He or she must be able to work occasional evenings and weekends. The individual should have a love for special event management, provide outstanding member service, be an enthusiastic professional, and be able to build relationships with internal and external customers/members. The Events Manager has a direct report to the Executive Director and secondary report to Marketing & Communications Manager.


Duties and Responsibilities (including but not limited to ):
Essential Functions Event Planning and Production
- Identify and develop AMCHAM events from annual conferences to seminars, networking events and new types of event formats
- Work closely with Member Services Director and Executive Director to identify new sources of revenue from events
- Coordinate all marketing activities for events from website development and updating to creating promotion plans
- Create workflows and project tracking tools to facilitate event management via CRM system and other software programs (e.g. shared calendars, reminders, etc.)
- Create and adhere to project budgets and timelines for special events. Track and collect funds raised for special events. Keep track of event finances including check requests, invoicing and reporting;
- Monitor progress of registration, sales and income goals and adjust plans as appropriate.
- Create income and attendance projections for events.
- Assist with preparing budgets and provide periodic progress reports to staff directors for each event project;


- Assist with negotiations for space contracts and book event space, arrange food and beverage, order supplies and audio/visual equipment, make travel arrangements, order event signage, and ensure appropriate décor & protocol to meet the quality expectations of the event attendees;
- Work closely with staff, committees and other leadership on event planning, list development, sales, etc.;
- Communicate event details with Chamber staff and vendors (caterers, rental companies)
- Enlist and manage successful relationships with outside resources, such as caterers, designers, printers, technicians, and others; work closely with and negotiate with external vendors to coordinate goods and services for events. Manage relationships and bidding process to ensure the best service and most efficient cost for goods and services.


- Coordinate internal and external communications, including organization of guest lists, mailing of invitations, etc. using CRM system (Salesforce.com);
- Conduct research, make site visits, and find resources to help staff make decisions about event possibilities;
- Create room layouts for staff/volunteer review for each event;
- Assist with managing on-site production and clean-up for events as necessary;
- Prepare nametags, materials, notebooks, packages, gift bags, registration lists, seating charts, etc.;
- Close out all events as required. Conduct post-event follow up (e.g. Post-Mortem Reports) and action steps.
- Propose new ideas to improve the event planning and implementation process;
- Provide continuous critical evaluation of current events to determine if they are effective fundraising vehicles.

Investigate new ideas for future events.
Other Responsibilities include :
- Maintain AMCHAM’s internal and external events calendar(s);
- Responsible for Website management and updating event
- Update and maintain all events information for the Chamber – archive files, generate lists, update CRM system, etc.
MINIMUM QUALIFICATIONS
· BA/BS
· At least two years' experience in managing events
· Must demonstrate strong communications skills including writing, proof reading, and speaking;
· Computer skills (Windows Office Suite, Salesforce.com CRM preferred);
· Experience overseeing the design and production of print materials and publications and electronic publications.
· A superior customer-service ethic and high expectations for quality;
· Strong ability as a team member;
· English advanced or proficiency


· Ability to effectively cultivate and manage volunteer, member and vendor relationships;
· Hard working, highly motivated, extremely well-organized, and detail-oriented individual;
· Able to meet multiple deadlines and handle multiple priorities in a fast-paced environment.
Working Conditions & Travel:
· Requires availability beyond regular office hours for openings and events evenings and weekends.
· Frequent travel to Madrid
Reporting: Direct report to Executive Director & secondary report to Marketing Coordinator.
Schedule : Fulltime 9:00 – 18:00
Salary: 25.000 €.

REQUISITOS

• Titulación superior relacionada con las artes escénicas y/o la gestión cultural.

• Gestión de la producción de obras de producción propia en el auditorio y en gira.
• Gestión del calendario de eventos y producción del Auditorio
• Gestión del equipo de producción, creativos y técnicos.
• Selección de eventos y compañías para la temporada de eventos en el auditorio.
• Otras tareas: Difusión de la labor cultural y de eventos, redes sociales, diseño de campañas de publicidad.
• Gestión del diseño creativo y estilístico con diseñadores gráficos

• Experiencia previa en centros similares.
• Empatía, dotes de comunicación, trabajo en equipo, disponibilidad…
• Espíritu emprendedor, autocrítica y autonomía de trabajo.

• Contrato según jornada.
• Salario según convenio.
• Incorporación en Septiembre 2025.
• Jornada Parcial y flexible

Job Types: Part-time, Permanent

Expected hours: 16 per week

Work Location: In person

Expected Start Date: 01/09/2025

**Perfil requeridoTú misión principal será la preparación y participación en los eventos así como las tareas administrativas y de coordinación asociadas (facturas, proveedores etc).**Funciones principales **a realizar, entre otras:- Encargo de los materiales gráficos que requiera cada evento (invitación electrónica, folleto, programa de mano, lona exterior, videowall, banderola, rótulos de mesa, rótulos de ponentes, minutas de almuerzo, etc.)- Revisión de diseño y contenido de los diferentes materiales gráficos, conforme a lo solicitado, para su posterior envío al editor de la Fundación para revisión final antes de imprimir o publicar.- Petición de las necesidades técnicas y de logística que se utilizarán en los eventos (reserva de salas, mobiliario, limpieza, catering, menaje, mantenimiento, audiovisuales, streaming, seguridad, etc)- Gestión de pruebas técnicas vía Webex con miembros de reuniones, comisiones, jurados, etc.- Encargo de catering, supervisión de montaje y de presentación de las piezas- Preparación de documentación para entregar a los asistentes- Elaboración de propuesta de protocolo (reuniones, almuerzos y eventos) y preparación de tarjetas de protocolo para asientos VIP- Impresión de listados de asistentes para personal de Seguridad en Acreditaciones- Supervisión del control de acceso en Acreditaciones y solución de incidencias- _Briefing _al equipo de azafatas (de sala y de ropero)- Acompañamiento de los asistentes VIP a sus asientos- Volcado manual de datos en la herramienta con la información de la asistencia final de público a los eventos- Revisión del informe final de asistencia y posterior envío a los departamentos correspondientes- Supervisión de todo el evento hasta su finalización.- Revisión de facturas y presupuestos**Sobre Fundación BBVA**La Fundación BBVA articula la responsabilidad social del Grupo BBVA a través de tres ejes transversales de actuación -Impulso del Conocimiento, Reconocimiento del Talento, y Difusión de la Ciencia y la Cultura- que se despliegan en siete áreas temáticas: Ciencias Básicas, Tecnología y Sociedad Digital, Medio Ambiente, Biomedicina y Salud, Socioeconomía, Humanidades, Arte y Música.Diseña, desarrolla y financia proyectos de investigación; facilita la formación avanzada y especializada mediante becas, cursos, seminarios y workshops; concede premios a investigadores y profesionales que hayan contribuido significativamente al avance del conocimiento; y comunica y difunde dicho conocimiento mediante publicaciones, debates y conferencias.D edica especial atención a la música clásica, con énfasis en la contemporánea. Su enfoque se distingue por cubrir el ciclo completo: desde la creación a la difusión, pasando por la formación de intérpretes, la grabación de obras y el reconocimiento a la excelenciamusical. La familiarización del público con las obras de nuestro tiempo en directo se hace posible mediante ciclos de conciertos en sus sedes de Madrid y Bilbao.**Requisitos**- Nível muy alto de inglés, mínimo nível C1 hablado y escrito. Se valorará la fluidez en un segundo idioma.- Máster/Grado/Curso en protocolo en gestión de eventos, protocolos o similares.- Experiência previa en gestión de eventos, deseable entre 3 y 5 años.- Disponibilidad de flexibilidad horaria.- Necesario tener competencias digitales, buena capacidad de redacción y conocimientos de protocolo.- Se valorará conocimiento en diseño gráfico.

**Perfil requeridoTú misión principal será la preparación y participación en los eventos así como las tareas administrativas y de coordinación asociadas (facturas, proveedores etc).**Funciones principales **a realizar, entre otras:- Encargo de los materiales gráficos que requiera cada evento (invitación electrónica, folleto, programa de mano, lona exterior, videowall, banderola, rótulos de mesa, rótulos de ponentes, minutas de almuerzo, etc.)- Revisión de diseño y contenido de los diferentes materiales gráficos, conforme a lo solicitado, para su posterior envío al editor de la Fundación para revisión final antes de imprimir o publicar.- Petición de las necesidades técnicas y de logística que se utilizarán en los eventos (reserva de salas, mobiliario, limpieza, catering, menaje, mantenimiento, audiovisuales, streaming, seguridad, etc)- Gestión de pruebas técnicas vía Webex con miembros de reuniones, comisiones, jurados, etc.- Encargo de catering, supervisión de montaje y de presentación de las piezas- Preparación de documentación para entregar a los asistentes- Elaboración de propuesta de protocolo (reuniones, almuerzos y eventos) y preparación de tarjetas de protocolo para asientos VIP- Impresión de listados de asistentes para personal de Seguridad en Acreditaciones- Supervisión del control de acceso en Acreditaciones y solución de incidencias- _Briefing _al equipo de azafatas (de sala y de ropero)- Acompañamiento de los asistentes VIP a sus asientos- Volcado manual de datos en la herramienta con la información de la asistencia final de público a los eventos- Revisión del informe final de asistencia y posterior envío a los departamentos correspondientes- Supervisión de todo el evento hasta su finalización.- Revisión de facturas y presupuestos**Sobre Fundación BBVA**La Fundación BBVA articula la responsabilidad social del Grupo BBVA a través de tres ejes transversales de actuación -Impulso del Conocimiento, Reconocimiento del Talento, y Difusión de la Ciencia y la Cultura- que se despliegan en siete áreas temáticas: Ciencias Básicas, Tecnología y Sociedad Digital, Medio Ambiente, Biomedicina y Salud, Socioeconomía, Humanidades, Arte y Música.Diseña, desarrolla y financia proyectos de investigación; facilita la formación avanzada y especializada mediante becas, cursos, seminarios y workshops; concede premios a investigadores y profesionales que hayan contribuido significativamente al avance del conocimiento; y comunica y difunde dicho conocimiento mediante publicaciones, debates y conferencias.D edica especial atención a la música clásica, con énfasis en la contemporánea. Su enfoque se distingue por cubrir el ciclo completo: desde la creación a la difusión, pasando por la formación de intérpretes, la grabación de obras y el reconocimiento a la excelenciamusical. La familiarización del público con las obras de nuestro tiempo en directo se hace posible mediante ciclos de conciertos en sus sedes de Madrid y Bilbao.**Requisitos**- Nível muy alto de inglés, mínimo nível C1 hablado y escrito. Se valorará la fluidez en un segundo idioma.- Máster/Grado/Curso en protocolo en gestión de eventos, protocolos o similares.- Experiência previa en gestión de eventos, deseable entre 3 y 5 años.- Disponibilidad de flexibilidad horaria.- Necesario tener competencias digitales, buena capacidad de redacción y conocimientos de protocolo.- Se valorará conocimiento en diseño gráfico.